Простой и правильный учёт оборудования
Время на прочтение
Итак, считаю что автор вводит читателей Хабра в заблуждение:
1. Местонахождение — не нужно, т.к. состав и расположение отделов может часто меняться.
2. Тип устройства — не нужно. Админы пробьют в БД по номеру и поймут что это, а простым людям оно не надо.
3. Фирмамодель устройства — не нужно. Смотрим п. 2
4. Баркоды не рулят. Основное, по мнению автора, их назначение в инвентаризации, а инвентаризация это де-факто пробежки группы людей по кладовкамкабинетам. Так вот простых и мобильных решений за вменяемые деньги пока не встречал. Автор был бы прав если бы все мат. ответственные лица приносили бы на руках всё, что на них числится и подставляли бы это админу под сканнер. Наш выбор — распечатка из собственной БД (GLPI) с сортировкой по кабинетам + карандаш = рулят
5. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать — не нужно. См п. 4
6. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо. Этикетки покупать не надо, они дорогие и за полгода на лазерном принтере краска осыпается. Наш выбор — распечатанный в Avery софте лист А4 + ножницы + скотч поверх для долговечности. Дешево и сердито.
7. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый. См. п.4
6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. — согласен с автором
Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется. Неверно — см. п.4
А теперь как сделали мы.
Распечатка на устройство выглядит так:
Первый блок (слева) делаем для бухгалтеров, для инвентаризации:
1. Название фирмы однозначно определяет владельца оборудования
2. Название устройства согласно бухгалтерской книге. (т.к. учёт у бухов бывает совершенно конский и с неоднозначными названиями). А искать приходится именно по этим дебильным названиям из инвентарной ведомости.
3. Собственно сам инвентарный либо отметка на каком счете единица числится (бывает забалансовый учет и т.п.). Не уникален, к сожалению. Бывает и такое.
4. Дата — отмечает период на который данные об оборудовании точно были верными.
Эта наклейка не обязательна, т.к. оборудование не всегда числится в бухгалтерии
Второй блок (в центре) делаем для себя:
1. Название фирмы однозначно определяет владельца оборудования. Клеим даже на личные устройства используемые в рабочих целях, т.к. их технической поддержкой занимаемся тоже мы.
2. Уникальный пожизненный номер устройства. Строится из двух блоков — аббревиатура типа устройства и последние 6 символов серийного номера. Для комповноутбуковсерверов — последние 6 символов mac адреса первой сетевой карты. Уникально, просто и легко восстановить при порче наклейки. Символы типа устройства позволяют админу сразу понять о чём идет речь, когда бабка из охраны труда диктует по телефону содержимое наклейки. Возможно символьное обозначени (PC, MFU и т.д.) стоит вести в числовом виде, т.к. пользователю легче продиктовать цифры чем символы латиницы. Но в нашем случае это поняли слишком поздно.
3. Дата — отмечает период на который данные об оборудовании точно были верными.
Третий блок (справа) делаем для людей:
1. Название фирмы однозначно определяет владельца оборудования. Клеим даже на личные устройства используемые в рабочих целях, т.к. их технической поддержкой занимаемся тоже мы.
2. Название отдела сужает поиск мат. ответственных лиц. Сразу ясно в каком филиале ада издевались над оборудованием.
3. Фамилия — ясно с кого спрашивать.
4. Дата — отмечает период на который данные об оборудовании точно были верными.
Наклейки клеим на самые видные места.
База ведётся в GLPI, т.к. её избавили от многих детских болезней (кодировки и тикеты).
Когда людям нужна помощь просим продиктовать компьютерный или инвентарный номер и сразу ясно с чем нужно работать.
Резюме: Несмотря на большой выбор систем по инвентаризации, систему учёта скорее всего придётся дорабатывать своими руками по тысячам причин (например, конский бухучет). А раз этого не избежать, то выбор этой системы должен базироваться на возможности самостоятельной её доработки, чтобы потом не наступить на грабли (например vendorlock или ошибки в лицензировании). Как сказано выше, мы выбрали GLPI.
Теперь касательно бар и QR кодов. К сожалению в наш просвещённый век, когда люди летают в космос, в погоне за трендами и чужими идеями люди часто не учитывают человеческий фактор. Система должна быть
, иначе её будут просто игнорировать. В идеале я вижу это так: У каждого бухалтера иили админа, который занимается инвентаризацией на руках есть смартфонпланшет, которым они могли бы сканировать коды поднося смартфонпланшет к устройству. Результатом сканирования было бы создание на экране смартфонапланшета отметок в актуальном списке подлежащего учёту оборудования. Вот это просто, это учитывает человеческий фактор. С таким инструментарием инвентаризацию смогут провести даже самые
тупые бухгалтеры с низкой мотивацией
недалёкие (и очень распространённые) сотрудники. К сожалению подобных таких решений с вменяемым ценником не нашёл, поэтому пришлось вернуться на ступеньку ниже — к распечаткам и карандашам.
Спасибо за внимание
P.S. Пост написал за 20 минут, поэтому прошу извинить за недостатки в оформлении и сумбурный стиль изложения.
P.P.S. Автору статьи спасибо за публикацию боевого приёма по быстрому пробросу табличных данных из Excel в пригодный для расклейки вид.
P.P.P.S Веду учёт более 1000 единиц оборудования.
UPD. Буду благодарен если каждый минус посту будет подкреплён ссылкой на соответствующий софт.
UPD. И что странно, статья в минусе, а в избранное добавляют.
Книга учета технического обслуживания и ремонта техники и расхода запасных частей МЧС России
Приложение № 30 (п.200, 230, 231, 232) к приказу МЧС России от 01.10.2020 г. № 737 «Об утверждении Руководства по организации материально-технического обеспечения Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».
1. Книга предназначена для учета технического обслуживания и ремонта вооружения, техники и оборудования, а также расхода агрегатов, узлов, запасных частей (сборочных единиц) и материалов при выполнении работ в подразделениях, учреждениях. В ремонтных подразделениях в книге дополнительно может вестись учет ремонта агрегатов, сборочных единиц. В ремонтном подразделении территориального органа ведется книга заказов и другая техническая документация.
2. При оформлении книги, в зависимости от количества предполагаемых записей, на каждый образец вооружения, техники и оборудования подразделения, учреждения отводится одна или несколько страниц.
В подразделениях пожарной охраны книга ведется на каждый пожарный автомобиль.
3. При выполнении работ вне учреждения (подразделения), на балансе которого числится образец, в графе 3 записывается наименование учреждения (подразделения), в котором выполнены работы, а в графе 7 – номер и дата документа, по которому выполнены работы. При выполнении работ выездной бригадой или на сборном пункте поврежденных машин в графе указывается населенный пункт (район) выполнения работ.
4. В графе 4 указываются виды технического обслуживания и ремонта и выполненные операции (работы) при их проведении. При наличии в учреждении (подразделении) разработанных операционной карт с перечнем операций по видам технического обслуживания на каждую марку, модель техники, допускается в графе 4 указывать вид технического обслуживания и номера операций, согласно операционной карты.
5. В графе 5 при замене номерных агрегатов указывается номер установленного взамен неисправного. При разборке и разбраковке образца (агрегата, узла, сборочной единицы) записываются оприходованные агрегаты (узлы, сборочные единицы, детали), а также полученные при этом черный и цветные металлы.
Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе. Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.
«Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.
Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент. И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.
Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.
Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра». Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?». Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).
Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.
Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:
- определить границы учетной системы;
- разработать справочник категорий оборудования;
- разработать модель жизненного цикла;
- определиться с правилами идентификации оборудования;
- разработать атрибутную модель.
Шаг 1. Определить границы учетной системы
Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.
По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).
Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования
Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры». Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее. В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:
Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.
Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования
Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования».
Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:
По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!
Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования
Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:
Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.
Шаг 5. Разработать атрибутную модель
Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.
- Общепринятое наименование производителя и модели оборудования. Обратите внимание, что в накладных наименования производителя и модели могут быть искажены. Старайтесь записывать именно общепринятые наименования, чтобы техническую информацию о модели было проще найти на сайте производителя.
- Номенклатурный номер, под которым модель оборудования заведена в справочнике материалов бухгалтерской системы. Его стоит учитывать для быстрого поиска однотипного оборудования.
- Учетный номер, присвоенный ИТ-подразделением при принятии оборудования на обслуживание. Во многих организациях ИТ-службе удобнее присваивать оборудованию свой ID, чем использовать инвентарные номера.
- Серийный номер, присвоенный производителем оборудования. Стоит учитывать на случай гарантийного ремонта и как запасной идентификатор при невозможности определить инвентарный/номенклатурный/учетный номера оборудования.
- Почтовый адрес здания, название или номер строения (если по одному адресу находится несколько строений), номер кабинета (или название участка и строительные оси здания, если это производственное помещение). Такой набор реквизитов поможет найти технику, в каком бы закутке она не находилась.
- Технические атрибуты, по которым вы сможете принять решение о модернизации оборудования. Например, такие:
На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.
В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:
- внести в систему 200 новых записей (200×10 = 2000 минут);
- два раза обновить статусы у 200 новых устройств (200x2x2 = 800 минут);
- два раза обновить статус у 200 выводимых из эксплуатации устройств (200x2x2 = 800 минут);
- два раза обновить статусы у 100 попавших в ремонт устройств (100x2x2= 400 минут).
Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.
К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.
Прошу дать в комментариях обратную связь. Это поможет мне подробнее раскрыть интересующие вас вопросы при подготовке продолжения статьи.
Журнал регистрации работ по техническому обслуживанию — это учетный документ, куда заносят сведения о проводимых ремонтах для поддержания оборудования в исправном состоянии.
Для чего нужен
Задача обслуживающего персонала — поддерживать в исправном состоянии устройства, механизмы, комплексы и прочее оборудование. Чтобы контролировать, кто и когда осматривает и ремонтирует приборы, заводят специальный журнал учета технического обслуживания и ремонта оборудования, имеющегося на предприятии. Если станков, приборов или механизмов много, и они сложные, допустимо вести отдельную книжку для каждого из устройств. Но в законодательстве нет запрета на ведение общего документа, в который вписывают сведения обо всех проведенных работах, либо специальной книги учета ТО аппаратов, установленных в конкретном подразделении компании.
В нормативной документации такой документ упоминается, например, в Постановлении Правительства РФ от 20.12.2019 N 1732 «Об утверждении требований к техническому состоянию и эксплуатации аттракционов» см. приложение № 2).
Как оформить
В зависимости от сферы деятельности чиновниками разработаны различные рекомендации относительно формы, но для большинства организаций требования, чтобы книга учета велась по конкретному шаблону, нет. Допустимо разработать собственный вариант бланка и распечатывать его или покупать готовую полиграфическую продукцию. Главное, чтобы журнал проведения технического обслуживания и ремонта оборудования содержал ключевые моменты:
- наименование аппарата (устройства), инвентарный номер, место его установки;
- какое обслуживание (внеплановое или плановое) или ремонт (текущий или капитальный) проводились;
- дата и время проведения ТО или ремонтных работ;
- краткое описание проведенных мероприятий;
- сведения о лице, которое проводило или отвечало за работы;
- информация о работнике, разрешившем эксплуатировать устройство после технического обслуживания или ремонта;
- иные обязательные данные, если они установлены нормативными актами.
Но прежде чем внести первую запись о ТО и проведенных ремонтных работах, документ прошивают, указывают количество листов, подписывают у руководителя. Еще необходимо указать дату начала ведения книги учета и поставить на ней печать организации (если она имеется).
Дальше журнал заполняет работник, уполномоченный начальством (инженер, заведующий отделом, мастер, аппаратчик, иные сотрудники). Под его же ответственность оставляют документ на хранении.
Часто организации заключают договор на ТО со сторонними компаниями. В таком случае журнал становится приложением к договору, данные в него записывает лицо, которое провело техосмотр или ремонт.
В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности «Журналистика и наука общения». В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Мы расскажем о последних новостях и публикациях