Документы для оказания услуг
Договора, акты, квитанции, чеки и другие нормативные документы, требуемые при приеме техники в ремонт.
— Договор. Заключается с клиентом при сдаче техники в ремонт.
— Счет. Необязательный документ, выставляется по просьбе заказчика. Содержит банковские реквизиты и список оказанных услуг.
— Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчетности. Выдаются при оплате наличными или картой. Если клиент рассчитывается банковским переводом, остается платежный документ, заверенный банком и подтверждающий оплату.
— Акт оказания услуг/ выполненных работ и счет фактура(при наличии). Исполнитель выдает клиенту по итогу оказанных услуг.
Договор
Регламентирует права и обязанности сторон при оказании услуги. Несмотря на то, что законодательство разрешает устную форму договора, письменное оформление условий лучше защищает от возможных ущемлений прав. На основании письменного договора намного проще доказать свою правоту перед заказчиком и судом.
Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи и печати (при наличии) каждой стороны.
В нашей программе «ПРИЕМ-В-РЕМОНТ» договор распечатывается автоматически при добавлении заказа. В настройках предусмотрена возможность редактирования или добавления собственного шаблона. Договор распечатывается в одном экземпляре вместе с Заказ — нарядом на выполнение работ. Договор предоставляется клиенту, заказ-наряд остается в сервисном центре.
Счет
Не является обязательным документом. Представляет собой соглашение, в котором Исполнитель фиксирует цену своей услуги и указывает реквизиты для перечисления оплаты. Заказчик принимает эти условия, оплачивая сумму в счёте.
Как правило, счет выставляется при оплате заказа на расчетный счет Исполнителя. Печать счетов в программе «ПРИЕМ-В-РЕМОНТ» не предусмотрена.
Платежные документы
Платёжным документом может быть платёжное поручение, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности. Основное предназначение — подтвердить факт оплаты оказанной услуги.
Когда оплата проходит безналичным платежом, клиент получает в банке платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.
При оплате наличными или картой, вы должны выдать Заказчику кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности.
Кассовый чек – выдаётся покупателям при использовании кассовой техники. Некоторым категориям ИП все еще можно не использовать онлайн кассы.
Товарный чек – выдаётся только по требованию покупателя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
Бланк строгой отчётности – выдаётся вместо кассового чека при оказании услуг населению из справочника ОКУН. Можно разработать любую форму, главное, чтобы присутствовали обязательные реквизиты: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
Обратите внимание: бланки нужно заказать в типографии или распечатать с помощью специального сервиса для БСО.
Акт об оказании услуг
Документ, который подтверждает факт оказания услуги, её стоимость и сроки выполнения. Акт обязательно подписывают две стороны: заказчик и исполнитель – это необходимо, чтобы подтвердить соответствие оказанной услуги условиям договора.
В нашей программе Акт выполненных работ распечатывается при выдаче отремонтированного устройства.
Счёт-фактура
Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает, на общей системе налогообложения. Организации и ИП, применяющие УСН и ЕНВД, не являются плательщиками НДС и поэтому выставлять счёта-фактуры не обязаны.
Заявка на ремонт оборудования – это официальная бумага, которая, во-первых, фактически подтверждает, что используемое предприятием устройство вышло из строя, а во-вторых, утверждает необходимость его починки. Отметим, что восстановление может производиться как при помощи третьей стороны, так и посредством сил работником компании.
Файлы для скачивания:
Оборудование
Оборудованием можно назвать любой эклектический или механический прибор, приспособление, используемое предприятием в своих целях. Сюда входит множество различной техники: компьютер, станок, электродрель и так далее. Необходимо учесть, что всё оборудование можно условно разделить на две большие группы: объекты основных средств и все остальные. К первым относят устройства, отвечающие следующим параметрам:
- имеют физическую осязаемую форму;
- их стоимость превышает 40 тысяч рублей;
- срок эксплуатации более 12 месяцев;
- используются в основной деятельности компании, следовательно, способны приносить прибыль.
Такая строгость учёта обуславливается требованиями действующего законодательства. Перед тем, как направить основное средство в ремонт, его необходимо предварительно вывести из эксплуатации, оформив соответствующие акт и приказ директора. В противном случае могут возникнуть проблемы с налоговым органом.
Ремонт по заявке
Как уже было отмечено ранее, не имеет значения, кто именно будет осуществлять ремонт: представитель обслуживающей организации (в том числе по гарантии) или специалисты фирмы. Заявка в любом случае должна быть написана. Соответственно, её содержание будет разниться от случая к случаю. В первой ситуации документ будет являться приложением к заключённому между сторонами договору подряда на ремонт оборудования, в условиях которого прописано, что правоотношения возникают по факту направления заявки от заказчика. Вопросы по оплате решаются в индивидуальном порядке. Может иметь место предоплата, неустойка и так далее.
Договор подряда
В настоящем материале мы уделим большее внимание именно ремонту посредством привлечения контрагента. Стороны заключают между собой предусмотренный Гражданским кодексом РФ договор подряда, где одна сторона, именуемая «подрядчик» по поручению другой, именуемой «заказчик», обязуется отремонтировать обусловленное оборудование. Контрагенты несут ответственность в рамках действующего гражданского законодательства. Сроки направления заявки, её форма и способы доставки определяются в соглашении.
Способы подачи заявки
Если в договоре прямо не указан конкретный способ обращения заказчика с заявкой, предприятия вправе воспользоваться любым из доступных:
- по электронной почте;
- посредством обычной почты;
- лично в руки представителю подрядчика;
- через факс.
Необходимо отметить, что сама по себе заявка не обладает никакой юридической силой, так как на ней ставится лишь автограф представителя заказчика. Если факт получения письма не будет подтверждён, перевести спор в судебную плоскость будет крайне затруднительно. Именно поэтому мы рекомендуем выбирать самый быстрый и удобный для всех способ отправки заявки. Обычно таковым является электронная почта. Контрагент получит официальную бумагу в кратчайшие сроки, сможет обсудить все условия с заказчиком.
Процедура
Действующее законодательство крайне немногословно описывает правовые отношения, осуществляемые на основе заявки. Практика выработала следующий механизм:
- заказчик направляет заявку подрядчику;
- контрагент рассматривает официальную бумагу, связывается с заказчиком лично;
- стороны обсуждают условия проведения ремонта, сроки, примерную стоимость;
- окончательный расчёт происходит уже на месте, так как оценить стоимость работ дистанционно видится невозможным.
Сроки обращения с заявкой также должны быть прописаны в условиях соглашения. Если этот пункт не нашел своего отражения в официальной бумаге, следует иметь в виду, что документ направляется заблаговременно. Так у подрядчика будет время на подготовку, освобождение графика.
Форма документа
Закон в настоящий момент не устанавливает каких-то конкретных требований к заявкам, не заставляет организации пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Все официальные бумаги из этой категории могут писаться в свободной форме. Этот тезис подтверждается статьей 421 ГК РФ, провозглашающей принцип свободы договора.
Заявка может быть написана как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Решение принимает представитель заказчика с учётом способа отправки. Юридическая сила документа не может изменяться от этого фактора.
Объясняем, как правильно составить заявку
В первую очередь следует уделить внимание реквизитам. В правом верхнем углу листа отмечаем, что заявка является приложением к договору подряда, оставив на него ссылку (если ремонт осуществляет третье лицо). Далее присваиваем заявке уникальный номер, указываем дату и место её составления.
Ниже по документу берёт начало основной блок, в котором обозначают следующие моменты:
- тип оборудования;
- наименование фирмы производителя, модель;
- характер поломки;
- условия поломки (что стало причиной выхода из строя);
- дата приобретения оборудования заказчиком, дата введения в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации.
Выше был указан лишь минимальный перечень положений. Стороны вправе добавлять и иные пункты, не противоречащие смыслу договора и действующему законодательству.
На этом процесс составления заявки на ремонт оборудования подходит к завершению. Направляем контрагенту заранее обусловленным способом, ждем звонка. Как только все условия будут обговорены представителями сторон, мастер сможет выехать на место для осуществления ремонтных работ. Сам документ заверяется автографом уполномоченного представителя заказчика с расшифровкой (фамилия и инициалы).
Используйте, пожалуйста, этот номер, чтобы сослаться на данный бланк строгой отчетности
Образец бланка строгой отчетности, отпечатанного в нашей типографии.
Область применения: ремонт бытовой техники Размер: A6 100*145мм. Горизонтальные.
Вы можете заказать печать аналогичного бланка строгой отчетности, с изменениями, отвечающими требованиям вашей работы
Квитанция-Договор на видеосъемку изготовлена из самокопирующейся
бумаги «REACTO» известного немецкого производителя «August Koehler
AG». Комплект квитанции состоит из двух слоев отличающихся друг от
друга цветовой гаммой. ИП выполняет ремонт и техническое
обслуживание бытовых приборов и вещей без затраты материалов.
- 1 слой CB (первый слой Белый) 56г/кв.м.
- 1 слой CF (последний слой Голубой) 57г/кв.м.
Печать квитанции-договор на видеосъемку произведена на офсетной
полиграфической машине с применением одной черной краски.
Подбор квитанции в комплекты состоящие из двух слоев выполнен на
листоподборочной машине башенного типа.
Слои квитанции склеены между собой специальным клеем марки
«REACTO» немецкого производителя «August Koehler AG». Данный вид
клея отличается от обычного тем, что позволяет саморазделять двух,
трех и даже восьмислойные комплекты.
Квитанция-Договор на видеосъемку имеет шестизначную нумерацию,
выполненную методом высокой печати с использованием автоматической
нумерационной машины.
Выходные данные типографии с номером заказа и тиражом,
отпечатаны в нижней части квитанции.
Квитанция является бланком строгой отчетности.