ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА СТО
I. Общие положения
- Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора службы приемки.
- Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия (учреждения, организации) по представлению руководителя службы приемки.
- Администратор подчиняется непосредственно руководителю службы приемки.
- На должность Администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы от 1 года.
- На время отсутствия Администратора его обязанности исполняет мастер – приемщик.
- В своей деятельности администратор руководствуется:
— законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского и налогового учета и отчетности;
— методическими материалами по соответствующим вопросам;
— приказами, распоряжениями директора, руководителя службы приемки;
— настоящей должностной инструкцией;
— законом о защите прав потребителей;
— правилами деловой этики. - Администратор должен знать:
— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации учета денежных средств и расчетов;
— организацию документооборота;
— правила и методы организации обслуживания посетителей;
— виды оказываемых услуг;
— порядок оформления документов на оказание услуг;
— формы ведения отчетностей введенных на предприятии для данной должности;
— порядок документального оформления операций, связанных с движением денежных средств;
— современные средства компьютерной (вычислительной) техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда. - _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
- Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
- Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.
- Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.
- _________________________________________________________________.
- Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с трудовым договором и договором о материальной ответственности.
- Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности — в пределах, установленных трудовым договором, действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
- Разглашение коммерческой информации, являющейся собственностью компании, указанной в «Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну».
- Несоблюдение дисциплины труда, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, несвоевременное и некачественное исполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, небрежное отношение к имуществу.
- Выполнение правил техники безопасности, противопожарных и других правил создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам.
- Достоверность предоставляемой руководству информации.
- Администратор несет материальную ответственность за:
— Причинение материального ущерба предприятию — в соответствии с договором о материальной ответственности.
— Недостачу денежных средств в кассе.
— Закрепленные материальные средства. - _________________________________________________________________.
Должностная инструкция администратора офиса
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ администратора офиса
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Администратор офиса», содержащейся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников организаций сферы туризма», утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 220н.
1.2. Администратор офиса относится к категории специалистов.
1.3. На должность администратора офиса принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Туризм» без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Администратор офиса должен знать:
– законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере туризма; – планировку, расположение и правила оформления помещений офиса; – правила и методы организации работы офиса; – этику взаимоотношений в коллективе; – стандарты делопроизводства (перечень документов, подлежащих хранению; классификацию документов, порядок их оформления, регистрации, прохождения, хранения); – порядок заключения договоров; – организацию снабжения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями; – методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера; – основы эстетики, этики и социальной психологии; – основы трудового законодательства; – Правила внутреннего трудового распорядка организации; – правила охраны труда и пожарной безопасности; – правила пользования оргтехникой; – ______________________________________________________________________.
1.5. Администратор офиса в своей деятельности руководствуется:
– Уставом (Положением) ____________ (указать наименование организации); – настоящей должностной инструкцией; – __________________________ (при необходимости указать иные акты и документы).
1.6. Администратор офиса подчиняется непосредственно _______________________________________ (наименование должности руководителя).
1.7. В период отсутствия администратора офиса (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник.
2.1. Организация работы офиса.
2.2. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания клиентов.
3. Должностные обязанности
Администратор офиса исполняет следующие обязанности:
3.1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
3.2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3.3. Оформляет документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует техническое обслуживание и ремонт оргтехники.
3.4. Осуществляет контроль за оформлением помещений офиса, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов, предназначенных для выдачи клиентам.
3.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
3.6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов.
3.7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
3.8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с требованиями пожарной безопасности.
3.9. Организует ведение делопроизводства офиса, управление входящими и исходящими звонками.
3.10. Заказывает авиа- и железнодорожные билеты, обеспечивает заказ автотранспорта для работников офиса.
3.11. Организует эффективное и культурное обслуживание клиентов, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты и пр.).
3.12. Обеспечивает проведение переговоров с партнерами, клиентами.
3.13. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации).
3.14. ________________________________ (добавить иные обязанности).
Администратор офиса имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.
4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
4.6. ______________________ (указать иные права).
5.1. Администратор офиса привлекается к ответственности:
– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; – за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации; – за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Кто такой офис-менеджер?
Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.
Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.
Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.
Рабочие задачи
Обязанности управляющего офисом условно делятся на пять сфер:
- Управление
- Администрирование
- Хозяйственное обеспечение
- Контролирование
- Отчётность
В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:
- упорядочение работы офиса в целом;
- работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
- организация совещаний и брифингов;
- планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.
В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:
- организация структуры офиса;
- организация делопроизводства;
- распределение документации по отделам;
- организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.
В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:
- организацию закупки материалов и техники;
- обеспечение всем необходимым работников офиса;
- работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
- хранение ценностей.
В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:
- ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
- аттестацию сотрудников;
- контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.
В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНЖЕНЕРА-АДМИНИСТРАТОРА СЛУЖБЫ СЕРВИСА
УТВЕРЖДАЮ:
Директор ООО «ВЕГАС»
________________ В.В. Попов
«____» ______________ 2003 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инженера-администратора службы сервиса.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность инженера-администратора службы сервиса.
1.2. Инженер-администратор службы сервиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Инженер-администратор службы сервиса подчиняется непосредственно заместителю директора по сервису.
1.4. На должность инженера-администратора службы сервиса назначается лицо, имеющее высшее образование.
1.5. Инженер-администратор службы сервиса должен знать:
— законодательные и иные нормативные правовые акты, нормативные и методические
материалы, касающиеся производственно-хозяйственной деятельности службы сервиса;
— технические характеристики и требования, предъявляемые к продукции, обрабатываемой службой сервиса;
— методы технико-экономического и производственного планирования;
— формы и методы производственно-хозяйственной деятельности службы сервиса;
— трудовое законодательство;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности и промышленной санитарии.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Инженер-администратор службы сервиса:
2.1. Выполняет обязанности офис-менеджера службы сервиса.
2.2. Осуществляет общее и гарантийное складирование службы сервиса.
2.3. Обеспечивает ведение складского учета службы сервиса.
2.4. Осуществляет прием клиентов службы сервиса.
2.5. Осуществляет прием и регистрацию входящей информации и распределение ее внутри отдела.
2.6. Осуществляет первичную обработку поступающих заявок и передачу их в работу координатору службы сервиса.
2.7. Осуществляет контроль правильности ведения базы данных по сервисным заявкам.
2.8. Осуществляет контроль и ведение документооборота по службе сервиса.
Инженер-администратор службы сервиса имеет право:
3.1. Вести переговоры с клиентами по вопросам службы сервиса, касающимися деятельности инженера-администратора.
3.2. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам
деятельности инженера-администратора службы сервиса.
Инженер-администратор службы сервиса несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Несоблюдение трудовой дисциплины, правил техники безопасности и пожарной безопасности.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполняемой работы.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия, заместителя директора по сервису.
5. РЕЖИМ РАБОТЫ.
5.1. Режим работы инженера-администратора службы сервиса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью, инженер-администратор службы сервиса может быть направлен в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Как измерить успех
Маркировка рабочих — новый способ отслеживать эффективность работы персонала?
Почему кадровым данным нельзя доверять
Что нужно знать о коучинге
Креативность станет ключом в конкурентной борьбе с искусственным интелектом на рабочем месте будущего
Непотопляемая Саша
Как могут работодатели увольнять и изменять условия труда после коронакризиса?
Хороший коуч этого не делает!
Цыганский гипноз или мир гнумов
Развитие искусственного интеллекта грозит точкой невозврата для человечества?
Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.
Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.
Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.
Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.
И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.
И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА АВТОСАЛОНА
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
1.1.Настоящая должностная инструкция определяет ответственность, права и должностные обязанности администратора автосалона______________________ (далее – «предприятие»). Наименование учреждения
1.2.На должность администратора автосалона принимается лицо с высшим образованием, опытом работы на должности секретаря reception, офис-менеджера не менее 1 года.
1.3.Администратор автосалона принимается на должность и освобождается от нее по приказу Директора автосалона.
1.4.В период отсутствия администратора автосалона (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, несущее ответственность за своевременное и качественное их выполнение.
1.5.Непосредственным руководителем администратора автосалона является директор автосалона.
1.6.Администратор автосалона обязан знать:
-основную цель администратора автосалона;
-стратегическую цель Компании;
-основы менеджмента и маркетинга;
-бизнес-процесс своего автосалона;
-должностные обязанности всех сотрудников автосалона;
-технические характеристики автомобилей и дополнительного оборудования, перечень всех услуг автосалонов и технических центров;
-имена, фамилии, отчества и контактные данные всех должностных лиц и обслуживающих подразделений Автосалона;
-закон РФ «О защите прав потребителей»;
-правила продажи отдельных видов товаров и иные нормативные правовые акты по вопросам торгового обслуживания;
-основы эстетики, этики, общей и специальной психологии, социологии;
-основы организации делопроизводства;
-правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
-правила и методы организации процесса обслуживания покупателей.
-методические и нормативные документы, касающиеся работы автосалона;
-основы позиционирования товаров;
-общие социально-экономические вопросы и основные статистические показатели;
-методы и процедуры статистических исследований;
-принципы планировки и оформления торгового зала, витрин;
-правила розничной торговли;
-порядок оформления покупки автомобилей;
-порядок разработки планов, определения степени их реализации;
-структуру управления предприятием;
-методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров;
-основы законодательства о труде Российской Федерации, правила внутреннего трудового распорядка.
1.7.Администратор автосалона руководствуется в своей деятельности:
-настоящей должностной инструкцией;
— положением о Департаменте сбыта;
-технологией найма персонала в Компанию;
-положением об автосалоне;
-положением о персонале;
-прочими нормативными актами и документами.
Администратор автосалона обязан:
2.1.Информировать директора автосалона о недостатках в обслуживании покупателей.
2.2.Первым встречать всех посетителей автосалона, обеспечивая им максимально комфортные условия, закреплять менеджеров по продажам за клиентами.
2.3. Вести учет клиентских групп.
2.4.Контролировать сроки выполнения заказов и информирует клиентов обо всех, интересующих их вопросах, для чего ему необходимо:
-постоянно находиться на своем рабочем месте и первым встречать всех посетителей автосалона;
-общаться с клиентами в доброжелательном, но профессиональном и деловом стиле;
-демонстрировать своим поведением солидность, профессионализм и надежность;
-иметь опрятный внешний вид;
-не допускать фамильярности и грубости в общении с клиентами и сотрудниками автосалона;
-строго соблюдать установленные стандарты общения с посетителями автосалона.
2.5.Выяснять цель появления и немедленно закрепляет за каждым посетителем менеджера по продажам или другого сотрудника автосалона для решения всех возникших вопросов.
2.6.Консультировать клиентов в отсутствие свободных менеджеров по продажам и занимать их «живым» общением до момента прихода освободившегося менеджера по продажам.
2.7.Контролировать наличие рядом со стойкой администратора минимум двух, максимум трех менеджеров по продажам, готовых приступить к работе с клиентами.
2.8.Обеспечивать по просьбе клиентов оперативное прибытие ответственного сотрудника автосалона для решения любых возникших вопросов или нестандартных ситуаций с автомобилем.
2.9.Не допускать ухода клиентов, не дождавшихся менеджеров по продажам, при необходимости проводить клиентов в офис и предложить литературу, чай, кофе.
2.10.После назначения менеджера по продажам для работы с клиентами, сразу сделать пометку на Листе опроса (анкете) в виде фамилии менеджера по продажам и марки интересующего автомобиля.
2.11.Решать все производственные вопросы только посредством телефона или других сотрудников автосалона, не отлучаясь со своего рабочего места.
2.12.Ставить в известность старшего менеджера-консультанта о приходе посетителей к директору автосалона. В случае необходимости обеспечивать клиентам телефонную связь с любым сотрудником автосалона.
2.13.Контролировать и регистрировать в ведомостях установленного образца выполнение всех этапов дополнительных работ на проданных автомобилях и информировать клиентов о степени готовности автомобиля по каждому этапу: антикоррозийная обработка, установка дополнительно оборудования, постановка на учет в ГИБДД и пр., интересуясь у клиентов об их пожеланиях или вопросах. Незамедлительно информировать клиентов о перенесении срока отдачи автомобиля в случае невыполнения автосалоном обязательств по срокам выполнения заказа (установка дополнительного оборудования и пр.).
2.15.Интересоваться у клиентов обо всех положительных и отрицательных моментах в работе автосалона при покупке автомобиля.
2.16.Следить за соблюдением менеджерами по продажам стандартов Компании и выполнения должностных обязанностей.
2.17.Постоянно следить за порядком на своем рабочем месте, наличием всей необходимой документации и рекламной продукции:
-листов опроса клиентов (анкеты);
-прайс-листов на автомобили и дополнительное оборудование, реализуемых в автосалоне;
-бланков заказ-нарядов установленного образца;
-журнала учета заказ-нарядов;
-общего прайс-листа по автомобилям в Компании;
-гарантийных талонов на установленное дополнительное оборудование;
-пропуска на въезд и выезд автомобилей с территории автосалона;
-буклетов и другой рекламной продукции, утвержденной на данный момент;
-план-заявки на установку дополнительного оборудования;
-план-заявки на антикоррозийную обработку;
-списка всех должностных лиц Компании и своего автосалона с номерами телефонов.
2.18.Выдавать менеджерам по продажам заказ-наряды для оформления покупки автомобиля и дополнительного оборудования с обязательной их регистрацией в журнале и следит за постоянным наличием чистых бланков заказ-нарядов.
2.19.Подавать ежедневно с 17.30 до 17.45 часов информацию менеджерам-консультантам информационного отдела о количестве автомобилей, готовых для отдачи клиентам.
2.20.Составлять ежемесячный отчет о работе менеджеров по продажам по установленной форме и предоставлять его директору автосалона.
2.21.Ставить в известность старшего менеджера по продажам, отлучаясь со своего рабочего места, и оставлять за себя старшего менеджера-консультанта.
2.22.Хранить у себя в течение двух месяцев копии заказ-нарядов, полученные от охраны автосалона после убытия проданного автомобиля с подписью клиента в графе: «Работу принял, претензий по качеству работ и комплектации не имею».
2.23.Контролировать заполнение менеджерами по продажам листов опроса (анкет), обеспечивает их доставку (за прошлый день) с курьером в офис.
2.24.Подчиняться требованиям охраны автосалона, входящим в ее компетенцию, на предмет проверки личных вещей с целью предотвращения хищения материальных ценностей, а так же способствует службе охраны в проверке персонала автосалона.
2.25.Осуществлять руководство персоналом автосалона.
2.26.Администратор автосалона не имеет права:
-самоуклоняться от решения возникших проблемных ситуаций с клиентами автосалона;
-нарушать порядок учета и контроля документов;
-покидать свое рабочее место без крайней на то необходимости;
-в присутствии клиентов обсуждать сотрудников автосалона, других клиентов, нестандартные
ситуации и негативные моменты, возникающие в автосалоне, вести разговоры личного
характера и также допускать ненормативную лексику в общении с сотрудниками автосалона и
-разглашать коммерческую тайну;
-использовать компьютер, телефонную связь и оргтехнику в личных целях.
Администратор автосалона вправе:
3.1.Принимать участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.2.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.3.Вносить на рассмотрение руководства Компании предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3.4.Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями Компании, а также иными организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.
3.5.Отлучаться со своего рабочего места в случае личной надобности и для выполнения своих должностных обязанностей, поставив об этом в известность директора автосалона и передав свои полномочия старшему менеджеру-консультанту.
3.6.Назначать менеджеров по продажам для решения проблем и разрешения конфликтных ситуаций с автомобилями или клиентами, в случае отсутствия ответственного менеджера по продажам.
3.7.Требовать от всех структурных подразделений и руководства, персонала автосалона всю необходимую информацию для решения задач своей компетенции.
Администратор автосалона ответственен за:
4.1.Отсутствие на установленном месте необходимого количества менеджеров по продажам, готовых приступить к работе с клиентами. Исключение составляют случаи, когда все менеджеры по продажам заняты своей работой.
4.2.Нарушение утвержденного бизнес-процесса.
4.3.Недолжное вы или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
4.4.Несоблюдение финансовой и исполнительской и дисциплины в автосалоне.
4.5.Несоблюдение правил пожарной безопасности и техники безопасности и при выполнении своих служебных обязанностей.
4.6.Перебои в функционировании автосалона согласно режиму работы.
4.7.Несвоевременное выполнение распоряжений и приказов вышестоящего руководства.
4.8.Несоблюдение корпоративных стандартов.
4.9.Нанесение материального вреда в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.
4.10.Правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных действующим уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.
4.11.Разглашение информации, являющейся коммерческой тайной, связанной с деятельностью автосалона.
4.12.Несоблюдение в части его касающихся требований Законодательства РФ, постановлений, распоряжений, других руководящих и нормативных документов вышестоящих
органов и должностных лиц.
4.13.Недолжное хранение вверенных ему материальных ценностей.
4.14.Порчу имущества и оборудования автосалона и утрату служебной документации.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
Кто такие офис-менеджеры — памятка работодателю)))
Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.Условно их можно разделить на пять групп:1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:построение организационной структуры офиса;планирование работы офиса;руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;разработку политики общения с клиентами.2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.
В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.Должностные обязанностиСинтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.
12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.13. Организует:встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.ТребованияЗнание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.ОбразованиеВысшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.Правовые и социальные гарантииОбщие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.Основной правовой документТрудовой договор и должностная инструкция.Заработная платаУровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.